H ow w e use yo ur pe rs on al i nfor mat i on

T hi s p r i vacy n o t i ce exp l ai ns t he w ay i n w hi ch t h e M ea r ns F r ee C hu r ch ( M FC ) c on g r eg atio n use s , o r “ pro cesse s ” pe r son al i nfor m atio n. P erso na l i nfor m atio n is an y i n f orm a t i on , he l d ei t he r i n pa pe r r eco r ds or el ectr on i cal l y, f r o m w hi ch yo u can be i de ntifie d . E x ampl es of pe r son al i nfor m a t i on are you r na m e, ad dress , e m ai l ad dre s s , t el ep ho ne nu m be r , I P ad dress , ph o t og r a ph or vi de o i m ag e . Th e pr oce ssi ng of pe r s on al i nf orm a t i on i s go ve r ne d by da t a pro t ectio n l aw . “ P r oce ssi ng ” i s an yt hi ng t ha t i s do ne w i t h pe r son a l i nfor m a t i on , f r om col l ect i on on w ards.

Th e C on grega t i on , j oi ntly w i t h t he P r esb y t er y, i s t h e “ da t a con t r ol l er ” i n t er m s of da t a p r ot ectio n r eg u l atio ns as w e de ci de on t he pu r po se s an d m ea ns o f ho w y ou r pe r son al i nfor m atio n i s processed . O u r c on t ac t de t ai l s are pro vi de d bel o w .

We us e pe rson al i nfor mat i on f or t he f ol l o w i n g purpo se s :

 To m ai ntai n me m be r shi p r eco r ds .

 To m ai ntai n ba ptis m al r e cords.

 To m an ag e empl oye es a nd vol un t ee r s .

 Fo r p ay r ol l ad m i ni st r atio n.

 To m ai ntai n acco un t s an d r eco r ds, i ncl ud i ng G i f t A i d adm i ni st r a t i on .

 I n r el atio n t o t he p r ovi si on of cou nse l l i ng an d p as t oral care .

 I n r el atio n t o i nd i vi du al s p art i ci pa t i ng i n chu r ch ev en t s an d ac t i vi t i es , i ncl ud i ng chi l dren an d young pe op l e .

 T o pr ovi de i n f or m atio n a bo ut chu r ch n ew s, eve nt s, an d ac t i vi t i es .

 T o f ul f i l con t r ac t ua l an d other l eg al ob l i ga t i on s;

 Fo r f un drai si ng .

 G en eral l y, t o f u r t he r t he cha r i t ab l e ai m s o f t he ch urch.

S ha ri ng o f i nfo rm a t i on

O nl y i nd i vi du al s ap po i nte d t o spe ci f i c r ol es w i t hi n t he Free C hu r ch o f S cotla nd can acce ss you r da t a. We will no t sha r e you r da t a ou t si de t he F r ee C hu r ch of S co t l an d w i t ho ut you r con sen t , properl y ob t ai ne d, un l ess we a r e pe r m i t t ed o r o bl i ge d t o do so by la w .

La w f u l ba se s f o r pro ce ss i ng pe rson a l i n f orma t i on

We a r e r eq ui r ed b y l aw t o i de ntify an ap p r op r i ate l eg al ba si s, o r ap prop r i ate l eg al b ase s, f or p r oce ssi ng p e r son al i nfor m atio n . W e proce ss pe r son al i nfo r m a t i on on on e or m o r e of t he f ol l ow i ng l eg al ba ses:

 Where you ha v e gi ven yo ur con sen t t o t he proce ss i ng f or on e or m o r e spe ci f i c pu r po se. Y ou are en t i t l ed t o w i t hd r aw such con sen t at an y t i m e, u si ng t he c on t ac t de t ai l s provi de d be l ow .

 Where t he p r oce ssi ng i s ne cessa r y f o r t he pu r p ose s of ou r l eg i t i m ate i n t eres t s, an d such i nte r es t s are no t ov err i dd en by you r i nt eres t s o r f un da m en t al r i gh t s a nd f r ee do m s.

 Where t he proces si ng i s ne cessa r y f o r t he pe r f o r m an ce o f a con t r ac t w i t h you .

 Where t he proces si ng i s ne cessa r y f o r co m pl i an c e wi t h a l eg al ob l i ga t i on .

Fu r t he r , w he r e w e proce ss pe r son al i nfor m a t i on w hi ch i s m o r e sen si t i ve t ha n othe r t ype s an d i s cl asse d by l aw as “ spe ci al categor y da t a ” w e w i l l , i n ad dit i on t o m ee t i ng a m i ni m u m of on e of t he ab ove l eg al ba ses, en su r e t ha t on e or m ore of t he f ol l ow i ng ap pl i es :

 P r oce ssi ng i s car r i ed o ut i n t he cou r se of our l eg i t i m ate ac t i vi t i es w i t h ap prop r i ate safegua r ds by us as a n ot - f or - pro f i t bo dy w i t h a r el i gi ou s ai m an d on con di t i on t ha t t he processi ng r el ates sol el y t o ou r m e m be r s, or t o f o r m er m e m be r s , o r t o pe op l e w ho ha ve r eg ul ar con t ac t w i t h us i n con ne c t i on w i t h o u r pu r po ses a nd t ha t t h e pe r son al i nfor m a t i on i s no t di scl os ed o utsid e F r ee C hu r ch of S co t l an d w i t ho ut you r con sen t .

 Y ou ha ve gi ven exp l i ci t c on sen t t o t he p r oce ssi ng of you r pe r son al i nfo r m a t i on f or on e or m ore spe ci f i ed pu r po s e. Y ou are en t i t l ed t o w i t hd r aw such con sen t a t a ny t i m e, usi ng t he con t ac t de t ai l s provi d ed be l ow .

S ec uri t y an d ret en t i on of pe rson a l i nfo rm a t i o n

We a r e co m m i t t ed t o en s ur i ng t ha t pe r son al i nfo r m atio n is he l d and r e t ai ne d secur el y an d i n acco r da nce w i t h da t a prot ec t i on prin ci pl es . M o r e speci f i cal l y , w e keep d ata i n acco r da nce w i t h t he gu i d an ce set ou t i n ou r D a t a R etent i on P ol i cy, a cop y of w hi ch is ava i l ab l e on ou r w eb si t e at htt ps : / / w w w . m ea r ns f r ee . org/ G r ou ps / 42 08 50 / D ata _P r otec t i on . asp x

Y ou ha ve t he r i gh t t o make ce r t ain requ es t s i n re l at i on t o yo ur pe rson al da t a, as f ol l ows :

 Y ou can r e qu est cop i es of t he pe r son al da t a w hi ch w e ho l d ab ou t you , u si ng t he con t act de t ai l s provi de d be l ow .

 I f you be l i eve t ha t an y i nfor m atio n w e ho l d ab ou t you i s i na ccurat e o r i nc ompl ete , pl ea se le t us kno w s o t h at w e can ha ve t hi s r ec t i f i ed .

 Y ou can r eq ue st t ha t w e erase you r da t a i f t he r e i s no l on ge r an y ne ed f or us t o kee p i t , al t ho ug h w e m ay st i l l ne ed t o r e t ai n i t i f t h e r ea son s w hy i t w as ob t ai ne d st i l l exi st . I f t he on l y l eg al ba si s on w hi ch w e ho l d t he da t a i s you r con sen t , an d you w i t hd r aw t ha t con sen t , t h en w e wi l l erase you r da t a on r eq ue st .

O ur c on t ac t de t ai l s

Y ou can con t ac t us t h r ou gh t he chu r ch o f f i ce a s f ol l ow s:

E m ai l : off i ce@ m ea r ns f r ee . org

P ost: M ea r ns Free C hu r ch , 1 Wood si de D r i ve, W ate r f o ot, G l asg ow , G 76 0H D

T he I n f orma t i on C om m i ss i on er ’ s O f f i ce

Y ou ha ve t he r i gh t t o co ntact t he I nfo r m a t i on C omm i ssi on er’s O f f i ce on 0 30 3 12 3 11 13 o r i t s w eb si t e a t w w w . i co . or g.uk o r a t Wycli f f e H ou s e, Wa t e r La ne , Wil m sl ow , C he shi r e , S K 9 5A F.